Autor: Thomas Balzer

Das Thema „Digitalisierung“ ist schon lange in aller Munde, es wird in verschiedenen Kontexten verwendet, wie z.B. in der Bildung, der Wissenschaft und der Wirtschaft. Doch was genau ist Digitalisierung, was verstehen wir darunter? Fest steht einerseits, das es sich dabei nicht um einen Zustand, keinen Status handelt, der final funktional oder zeitlich erreicht werden kann, sondern es vielmehr ein Prozess ist, also ein Weg steter Weiterentwicklung, der im Prinzip auch kein Ende kennt. Andererseits steht fest, dass sowohl die funktionalen Möglichkeiten zunehmen werden, aber eben auch die Abhängigkeiten von diesen Technologien, die mittlerweile für die Unternehmen eine existentielle Bedeutung darstellen. Umso wichtiger ist es, die Kontrolle bei der Digitalisierung und den damit verbundenen Geschäftsprozessen zu behalten, um den unternehmerischen Erfolg auf Kurs zu halten.

„Halten Sie ihre Kanzleiprozesse unter Kontrolle, nicht umgekehrt“

Auf „Kurs halten“ bei der Digitalisierung, das klingt doch richtig erfolgsversprechend. Doch wer übernimmt eigentlich diesen anspruchsvollen, sich weiter expandierenden Aufgabenbereich in einer Steuerberaterkanzlei? Ist es der IT-Support? Eher nicht, denn dieser ist oft extern ausgelagert und im Kern für die IT-Infrastruktur verantwortlich, nicht für die darauf aufsetzenden Kanzleiprozesse. Ist es der Software-Anbieter? Nein, denn dieser verantwortet nur seine Software und auch er hat die Kanzleiprozesse nicht im Fokus. Ist es die Kanzleileitung? Das wäre möglich und ist auch durchaus nicht ungewöhnlich. Doch der damit einhergehende, zunehmende Ressourcenbedarf wird sowohl zeitlich und organisatorisch mehr und mehr zur Herausforderung und kann dann nicht mehr optimal abgedeckt werden. Zudem setzt diese Rolle immer tiefergehende, fundierte Kenntnisse über u.a. IT-Systeme, Anwendungen, Automatisierung, Schnittstellen, gesetzlicher Vorgaben und digitaler Prozesse voraus.

Die Verantwortung für das Kurshalten sehen wir jedoch klar bei der Leitungsfunktion. Unterstützt werden könnte die Kanzleileitung dann durch eine neue Rolle, die das Knowhow über u.a. die kanzleiinternen und -externen Prozesse hat und einen Überblick über die im Einsatz befindlichen Anwendungen sowie deren Schnittstellen. Dabei gibt es interne Schnittstellen zwischen den einzelnen Funktionseinheiten oder Abteilungen, deren Anwendungen und Ablagen, weiterhin zu Mandanten und zu den Finanzbehörden. Das meiste davon zudem bidirektional.

„T.I.M. – Eine neue, tragende Rolle in der Steuerberaterkanzlei“

Da kommt der T.I.M. doch gerade recht. Es handelt sich bei dieser Weiterbildung um ein auf diese Praxis zugeschnittenes Schulungskonzept. Es orientiert sich mit seinen Schulungsinhalten genau an diese Anforderungen und den realen Prozessen im Kanzleialltag. Durch einen modularen Aufbau der Themen und der zugehörigen Termine ermöglicht es den Teilnehmern bei der Zeitplanung flexibel zu bleiben.

„Die neue Ressource T.I.M. amortisiert sich bereits nach kurzer Zeit“

Auch wenn die neue Rolle T.I.M. zunächst den Eindruck erwecken könnte, dass dies mit einem dauerhaften personellen Mehraufwand einhergeht, so ist dies nur am Anfang zutreffend. Klar, während der Weiterbildung und auch in der aktiven Anfangsphase braucht es zusätzliche, zeitliche, personelle Kapazität. Doch durch den Praxiseinsatz des T.I.M. werden mittel- und langfristig auch wieder Kapazitäten dauerhaft freigesetzt. Zum einen erfolgt dies durch ein auf die Kanzlei zugeschnittenes Prozessmanagement, das bestehende Prozesse analysiert, standardisiert und optimiert und neue Prozesse sinnvoll modelliert und bei Bedarf auch mit Einsatz geeigneter Programme aufsetzt. So können die kostbaren Ressourcen wie das Personal und die IT-Systeme sowohl effektiv, aber eben auch effizient zum Einsatz gebracht werden. Zum anderen können diese kanzleiinternen Prozesse mit dem fortwährenden Digitalisierungsprozessen abgeglichen werden, um u.a. das Risiko zu minimieren, dass es nicht zu riskanten Inkompatibilitäten der produktiv genutzten Kanzlei-IT-Systeme kommen kann.

„Der T.I.M. steigert und sichert die Wettbewerbsfähigkeit erheblich“

Insgesamt werden durch den T.I.M. bedeutende Vorteile entstehen. Dazu zählt auch das Potenzial die Wettbewerbsfähigkeit erheblich zu steigern. Denn, einmal abgesehen von den bereits genannten kapazitiven Einsparpotentialen, werden Kanzleien dadurch auch mit neuen Dienstleistungen aufwarten können. So können Mandanten im Bereich der immer mehr durch Betriebsprüfungen abgefragten GoBD-Konformität beraten werden. Die Erstellung von Verfahrensdokumentationen oder auch die Begleitung dieser Aufgaben, kann ebenfalls ein Angebot sein, so wie eine Unterstützung bei der Auswahl von Fiskalsystemen beim Mandanten und den Schnittstellen von und zur Kanzlei. Letztendlich führt dies auch zu einer Verbesserung der Schnittstellen- und Datenqualität und folglich zu einer Qualitätssteigerung entlang des  gesamten Geschäftsprozesses.

„Zunehmende Digitalisierung erfordert mehr innerbetriebliches Wissen“

In unserer langjährigen Praxis zeigt sich, dass Jeder unter Digitalisierung etwas anderes versteht, abhängig vielleicht vom eigenen, aktuellen Status, seinem Standpunkt, des Einsatzbereiches, der gesteckten Ziele oder des ausgeübten Gewerbes. Dennoch strebt die Gesellschaft nach immer mehr Digitalisierung, weg von altvertrauten analogen Prozessen, nicht automatisierbaren Programmen und Systemen, hin zu deren digitalen Alternativen. Deren Vorteile, Prozesse digital aufzusetzen und zu bedienen, machen eine hoch effektive und effiziente Nutzung erst möglich. Schnellere Übertragungswege, eine örtliche und zeitliche Unabhängigkeit, ein hoher Grad bei der Automatisierung, um nur einige zu nennen. Insbesondere bei der Automatisierung kommen die Anwendungsprogramme ins Spiel, welche auch auf unseren Arbeitsplatzrechnern verfügbar sind, ganz unabhängig davon, ob diese lokal auf den Computern installiert werden oder über einen Browser in der Cloud bedient werden. Diese digitalen Systeme bieten zunehmend mehr Funktionalitäten und unterstützen auch die Steuerberatenden in der täglichen Praxis, um Daten mit steigender Menge überhaupt bewältigen zu können.

„IT-Komplexität erfordert immer mehr internes Spezialwissen“

Diese Systeme werden jedoch immer mächtiger, komplexer, vernetzter und letztendlich auch komplizierter. Um die Bedien- und Nutzbarkeit auch weiterhin zu ermöglichen, werden diese „technischen Tiefen“ seitens der Hersteller mittels Abstraktion vom Anwender ferngehalten. Wir kennen diese Methode z.B. aus dem Fahrzeugbereich. Trotz der Komplexität der bei Fahrzeugen Einzug gehaltenen Technik, ist dieses immer noch mit einer uns sehr vertrauten, klassischen Bedienung ausgestattet. Sie haben daher nach wie vor ein Lenkrad, Gas- und Bremspedale, sowie Kupplung und Gangschaltung. Die Komplexität der gesamten digitalen Technik des Fahrzeuges, wird dabei jedoch durch Abstraktion verborgen und erschließt sich dem Fahrer nicht mehr. Das Fahrzeug erfüllt zwar weiterhin seine Kernaufgabe, nämlich des Transportes von Menschen und Lasten, doch ist es zunehmend zu einer „Black Box“ geworden. So ziemlich jede Wartung oder Reparatur macht einen Spezialisten erforderlich.

„Jede Änderung am digitalen System hat Konsequenzen“

Auch digitale Systeme stellen sich dem Anwender zunehmend als „Black Box“ dar. Über die jeweiligen benutzerfreundlichen Programmoberflächen lassen sich diese Systeme überhaupt erst durch Abstraktion bedienbar halten. Doch was sich hinter den Kulissen abspielt macht auch hier zunehmend Spezialisten erforderlich. Diese übernehmen die Aufgabe, dass die
IT-Systemwelt in einer Kanzlei reibungslos funktionieren kann. Jedes neue System oder jede Veränderung daran, jedes neue Programm oder jedwede Veränderung von Prozessen hat Konsequenzen. Ob dieses komplexe Räderwerk läuft, ruckelt oder gar zum Stillstand kommt, hängt zunehmend davon ab, ob diese Konsequenzen gesehen und entsprechend eingeschätzt werden. Es ist einfach eine neue Software anhand seiner Funktionalitäten zu bewerten und diese zu erwerben. Ob diese dann auch in die bestehende digitale Landschaft reibungslos integrierbar und prozedural kompatibel ist, sollte deshalb immer vorab geprüft werden, um eben den digitalen Kurs zu halten und die Prozesse kontrollierbar zu haben.

„T.I.M. – Breites, praxisnahes Fachwissen von Dozenten aus der Praxis“

Um das breite Spektrum der Themenbereiche gut und vor allem praxisnah zu bedienen, setzt der Kurs auf ein Dozententeam, das allesamt aus der langjährigen Praxis kommen. Sie kommen aus den Bereichen des digitalen Kanzleimanagements, des Prozessmanagement, der IT-Sicherheit und des Datenschutzes, der GoBD, der Betriebsprüfung und der Kommunikation zwischen Mandanten, der Kanzlei und der Finanzbehörde. Sie sind Trainer an verschiedenen Bildungseinrichtungen und vermitteln daher das Lehrmaterial aus der Perspektive der Anwender. Angefangen von den theoretischen Grundlagen bis hin zu Spezial-Aufbaukursen, alle Themen sind miteinander thematisch verzahnt und chronologisch optimal aufgebaut.

So gibt es neben dem Basic-Kurs mit 120 Unterrichtseinheiten auch diverse Advanced-Kurse
mit insgesamt 120 Unterrichtseinheiten. Im Basic-Kurs werden sinnvolle Grundlagen vermittelt und in den Advanced-Kursen, je nach Interesse und Ausrichtung der Teilnehmer, mit speziellem Wissen vertieft. Dabei gibt es zwei Ausrichtungen, die wahlweise oder auch zusammen besucht werden können. Während sich die Spezialisierung „T.I.M.-Kanzlei“ auf kanzleiinterne Anforderungen konzentriert, setzt T.I.M.- Mandant auf die Interaktion zwischen Kanzlei und Mandant seinen Fokus. Genauere Informationen können Sie der Grafik entnehmen (s. Grafik xxx).

„Der Lebenszyklus eines Mandats als roter Faden zur praxisnahen Orientierung“

Der Kurs vermittelt alle Themen entlang eines Standardprozesses, dem Life-Cycle des Mandanten. Beginnend mit dem Onboarding des Mandanten, über die produktive Phase bis hin zum Off-Boarding. Anhand dieses roten Faden werden Themen nachvollziehbar und im Kontext platziert. Somit sind die Inhalte deutlich leichter nachvollziehbar und besser zu verarbeiten, als würden sie, wie oft üblich, zeitlich und inhaltlich aus dem Kontext gerissen präsentiert. Ein weiterer Vorteil des T.I.M. Schulungskonzeptes ist die aktive Teilnahme aller Teilnehmer im Kurs. Dabei werden alle Teilnehmer aktiv mit Kamera und Mikrofon im Unterricht eingebunden um einerseits den Wissensaustausch, auch unter den Teilnehmern zu unterstützen und anderseits, um die Effektivität der Wissensvermittlung zu fördern.

„Der erste T.I.M. Kurs zeigt den Erfolg auf“

Bereits während des ersten Kurses gab es einiges an positivem Feedback der Teilnehmer.

Hier einige Testimonials unserer Teilnehmer*innen:

Nicola Bähnck

„Super Dozenten mit überaus reichem praktischem Wissen und Erfahrung. Einiges ist spezielles Knowhow, welches rasanter Veränderung unterworfen ist und die Inhalte sind meistens so kompakt gebündelt, dass ich aus jeder Einheit vieles direkt umsetzen kann. Auch die interessanten Erörterungen und Unterrichtsgespräche mit der wertvollen Expertise der TeilnehmerInnen finde ich super, eine tolle Weiterbildung!

Rabea L.

Der T.I.M.-Kurs ist mit den vielen Praxisbezügen ein idealer Mix aus Wissen und Praxis. Die Inhalte können schon zu Beginn des Kurses gut in der Praxis umgesetzt werden.
In 3 Monaten T.I.M. habe ich gelernt viel strukturierter an die Umsetzung der Themen ran zu gehen. Ich kann den Kurs jedem empfehlen, der mit der Zeit mitgehen möchte.

Anonym

„…ich bin sehr dankbar und freue mich, dass die Dozentin ihr reiches Wissen und ihre Erfahrung mit mir/uns teilst. Es ist schon ein spezielles Knowhow, welches rasanter Veränderung unterworfen ist. Wie auch bei den anderen Dozenten, dass viel Erörterung und Unterrichtsgespräch mit der wertvollen Expertise der TeilnehmerInnen möglich ist, super, eine ganz, ganz tolle Weiterbildung.“

„Bleiben Sie auf Erfolgskurs und nehmen Sie den T.I.M. an Bord “

In der Digitalisierung den „Kurs halten“? Kein Problem mit dem T.I.M., nehmen Sie ihn an Bord, in ihre Kanzlei und sichern Sie sich die Vorteile der Digitalisierung mit gleichzeitiger Sicherstellung einer reibungslosen IT-Systemwelt. Für einen resilienten und optimalen Einsatz aller Ressourcen. Begeistern Sie gemeinsam mit dem T.I.M. ihre Mitarbeiter für ein reibungsloses Miteinander, für Zeitersparnis durch transparente und abgestimmte Prozesse. Begeistern Sie ihre Mandanten mit optimierten Geschäftsprozessen vom Mandatsbeginn an über eine produktive, effektive und effiziente Phase der Dienstleistung basierend auf einer abgestimmten, kooperativen Zusammenarbeit.

Wir würden uns freuen, Sie im nächsten Kurs begrüßen zu können…

 

Sämtliche Informationen zum Kurs erhalten Sie auf www.tax-it-manager.de

 

Zum Autor: Thomas Balzer

Datenschutzbeauftragter und -auditor (TÜV Nord zertifiziert)

KBV-zertifizierter Berater für IT-Sicherheit lt.  §75B Abs.5 SGB V

Lehrbeauftragter an der Berliner Hochschule für Technik BHT

Referent und Dozent in Steuerberaterverbänden

CERT+ Auditor

 

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