Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen – Antworten des DStV und der BStBK auf häufig gestellte Fragen

Zeitgleich mit der Veröffentlichung der neuen GoBD hatten der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) und die Bundessteuerberaterklammer (BStBK) ihre gemeinsame Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen im November 2019 in einer aktualisierten Fassung veröffentlicht. Nun haben beide Organisationen die in der Praxis am häufigsten gestellten Fragen zum Ersetzenden Scannen gesammelt und beantworten sie in einem gemeinsamen FAQ-Katalog. Er ist abrufbar auf der Homepage des DStV in der Rubrik Praxistipps.

Der Katalog bietet unter anderem auch Antworten auf Fragen zur Einführung des sog. Mobilen Scannens und ergänzt damit die Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen vom 29.11.2020. Sie bildet die aktuellen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ab. Die GoBD enthalten in ihrer aktuellen Fassung, die am 28.11.2019 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht wurde, erstmals Aussagen zum mobilen Scannen. Mit den GoBD fordert die Finanzverwaltung die Einrichtung entsprechender Verfahrensdokumentationen insbesondere für die Umwandlung von Papierbelegen in elektronische Dokumente und zur Sicherstellung einer rechtssicheren und geordneten Belegablage.

Ziel der vom DStV und der BStBK gemeinsam überarbeiteten Musterverfahrensdokumentation und des nun erstellten FAQ-Katalogs ist es, die Berufsangehörigen nicht wie bislang über stationäre Scanverfahren, sondern auch über die neuen Vorgaben zum mobilen Scannen bei der Belegdokumentation zu informieren. Damit erhalten die Berufsangehörigen eine praktische Anleitung, wie sie Belege dem heutigen Stand der Technik entsprechend z. B. auch mit einem Smartphone rechtssicher fotografieren und in einer Cloud speichern können. Die aktualisierte Muster-Verfahrensdokumentation beschreibt dazu u.a. die erforderlichen Verfahrensschritte vom Posteingang über die Belegprüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung der gescannten Dokumente sowie die Anforderungen an die technische Ausstattung. Die Musterverfahrensdokumentation ist ebenso wie der FAQ-Katalog Homepage des DStV in der Rubrik Praxistipps abrufbar.