Um bei den gängigen Außenprüfungen den Datenaustausch zwischen Prüfern/Prüferinnen und Steuerpflichtigen bzw. Steuerberatern und Steuerberaterinnen zu erleichtern, wurde in einigen Bundesländern wie zum Beispiel Niedersachsen die Austauschplattform FinDrive entwickelt.
Mit FinDrive kommt eine sichere, moderne und unkomplizierte Alternative zu den bereits bestehenden Speichermedien, wie zum Beispiel DVDs und USB-Sticks, zum Einsatz, um umfangreiche Datenmengen von Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und diverser anderer Datenquellen der Finanzverwaltung zur Verfügung zu stellen.
FinDrive-NI ist eine Austausch-/Speicherplattform, die der Finanzverwaltung die Möglichkeit eröffnet, mit einer dritten Person im Rahmen der Außenprüfung über einen Up- oder Downloadlink Daten hardware- und betriebssystemunabhängig über Webbrowser auszutauschen. FinDrive-NI hält die derzeit höchsten Verschlüsselungsstandards ein. Die für FinDrive-NI benötigten IT-Infrastrukturen befinden sich im Inland und werden von Dataport bereitgestellt.
Der Einsatz einer Datenaustauschplattform wie FinDrive-NI ist bereits durch § 147 Abs. 6 AO abgedeckt. Es handelt sich hierbei konkret um eine Datenträgerüberlassung (sog. Z3-Zugriff). Bei dieser Lösung werden die Daten des Unternehmens durch eine bewusste Willensbekundung (Upload mit Freischaltung durch Kennwort) von der Sphäre der/des Steuerpflichtigen in die Sphäre der Finanzverwaltung übergeben. Somit lädt nicht die Finanzverwaltung Daten aus der Sphäre der/des Steuerpflichtigen herunter, sondern die/der Steuerpflichtige übergibt die Daten in die Sphäre der Finanzverwaltung. Datenträger ist hier jedoch kein Datenträger der/des Steuerpflichtigen (z.B. USB-Stick oder DVD/Blu-ray), sondern ein Server, der von der Finanzverwaltung bereitgestellt wird.
Sobald man sich über die Nutzung von FinDrive-NI einig ist, stellt die/der Prüfer/in den Steuerpflichtigen oder deren Steuerberatung per E-Mail einen zeitlich beschränkten Uploadlink für den Datenaustausch zur Verfügung. Dieser leitet die/den Nutzer/in auf die Internetseite https://findrive-ni.de. Nach Eingabe eines zwingend erforderlichen Kennworts können über einen aktuellen Webbrowser sodann die erforderlichen Daten durch die Steuerpflichtigen oder deren Steuerberatung zur Verfügung gestellt werden. Das Kennwort ist aus Datenschutz- und IT-sicherheitsrechtlichen Gründen den Steuerpflichtigen oder deren Steuerberatung nur über einen anderen Kommunikationskanal (persönlich oder telefonisch, nicht per E-Mail) mitzuteilen. Die Prüfer bzw. Prüferinnen können im Verlaufe der Prüfung auch den Steuerpflichtigen Daten mittels eines Downloadlinks zur Verfügung stellen.
Fin-Drive-NI ist kein Posteingang für Anträge, Rechtsbehelfe oder sonstige Dokumente im Sinne des § 122 i. V. m. § 87a Abgabenordnung. Eine Verwendung von FinDrive-NI für diese Dokumente ist ausgeschlossen. Für diese Dokumente sind ausschließlich die bereits bekannten Kanäle wie z. B. Mein ELSTER und eine postalische Übermittlung zu wählen.