Abwesenheitsübersicht 2021 – Urlaubsplanung in der Kanzlei auf einen Blick
Mit dem Herbst beginnt in vielen Kanzleien häufig schon die Urlaubsplanung für die Urlaubstage der Mitarbeiter des nächsten Jahres. Zur Unterstützung in der Praxis hat das Verbändeforum IT des Deutschen Steuerberaterverbandes (DStV) eine Excellösung mit dem Namen „Abwesenheitsübersicht“ entwickelt. Das Tool wird jährlich aktualisiert und steht unseren Mitgliedern im geschützten Mitgliederbereich in der Rubrik „StBdirekt > DStV Infos > Verbändeforum IT“ zum Download zur Verfügung.
Die Vorteile des Excel-Tools
Die Mitarbeiter können ihre Urlaubstage planen und sofort sehen, ob ihre Vertretung in diesem Zeitraum anwesend sein wird. Gleichzeitig können andere Abwesenheitszeiten, z.B. aufgrund von Dienstreisen, Weiterbildungen, Krankheiten oder das geplante Abfeiern von Überstunden aktualisiert werden. In meiner Kanzlei planen wir mit dem Tool auch rollierende Spätdienste und unsere Arbeitsberatungstage. So sieht man auf einen Blick, wer wann in der Kanzlei zu erreichen ist. Nach Genehmigung der Urlaube durch die Kanzleileitung wird eine Sicherungskopie erstellt. Zusätzlich werden die Abwesenheiten im Outlook-Kalender eingetragen.
Der Aufbau des Tools
In der ersten Tabelle (Deckblatt und Erläuterungen nicht mitgezählt) erhält jeder eine Übersicht, wieviele Urlaubstage jeder Mitarbeiter hat und wieviele Tage in der Kanzlei in den einzelnen Monaten geplant werden bzw., wenn es dann im „Ist“ auch aktualisiert wird, wieviele Urlaubstage bereits genommen wurden.
In der zweiten Tabelle erhält man die Übersicht, wieviele Tage für welche Abwesenheitsgründe (krank, Kind krank, Urlaub, Sonderurlaub, Überstunden, Lehrgänge etc.) je Mitarbeiter anfallen bzw. angefallen sind. Hier braucht niemand zu rechnen. Ab der dritten Tabelle folgen die einzelnen Monate. Nach dem Dezember sind am Ende noch die Schulferien aller Bundesländer vermerkt und in der letzten Tabelle finden Sie die Feiertage aller Bundesländer. Die bundeseinheitlichen Feiertage sind bereits in den einzelnen Monaten rot markiert, die anderen müssen individuell gekennzeichnet werden. In der Kanzlei färben wir uns zusätzlich die Schulferien gelb ein.
Stand: 28.09.2020