Bislang darf der Arbeitgeber Zuschüsse zu einer privaten Krankenversicherung und zu einer privaten Pflege-Pflichtversicherung nur dann nach § 3 Nr. 62 EStG steuerfrei lassen, wenn der Beschäftigte eine Bescheinigung des Versicherungsunternehmens vorlegt, aus der sich ergibt, dass die entsprechenden Voraussetzungen für die Steuerfreiheit vorliegen.

Soweit der Arbeitgeber die steuerfreien Zuschüsse unmittelbar an Beschäftigte auszahlt, haben diese eine zweckentsprechende Verwendung durch eine Bescheinigung des Versicherungsunternehmens über die tatsächlichen Kranken- und Pflege-Pflichtversicherungsbeiträge nach Ablauf eines jeden Kalenderjahres nachzuweisen. Die beiden Bescheinigungen können miteinander verbunden werden.

Ein eigentlich schon ab 2024 vorgesehener elektronischer Datenaustausch ist nunmehr ab dem 1. Januar 2026 vorgesehen.

Das BMF hat ausführlich zum Datenaustausch zwischen Unternehmen der privaten Krankenversicherungen und der privaten Pflege-Pflichtversicherungen, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens ab 2026 mit Schreiben v. 3. Juni 2025 [1] Stellung bezogen.

Bedeutsam ist u. a. ein Ersatzverfahren (Rz. 107 des vorgenannten BMF-Schreibens v. 3. Juni 2025 [2]). Danach gilt Folgendes:

Rn. 107

Nach dem Start des Verfahrens ab 2026 wird es für einen Übergangszeitraum von zwei Jahren nicht beanstandet, wenn in Fällen, in denen Beiträge für eine private Kranken- und Pflege-Pflichtversicherung aus technischen Gründen nicht bzw. nur fehlerhaft als Lohnsteuerabzugsmerkmale gebildet werden, der Arbeitgeber eine vom Versicherungsunternehmen in Papierform für das Kalenderjahr ausgestellte Ersatzbescheinigung über die Höhe der im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigenden Beiträge für eine private Kranken- und Pflege-Pflichtversicherung dem Lohnsteuerabzug zugrunde legt (sog. Ersatzverfahren). Das Ersatzverfahren kommt nicht zur Anwendung in den Fällen der Rn. 59 (Widerspruch des Versicherungsnehmers). 

[1] BMF-Schr. v. 3.6.2025 – IV C 5-S 2363/00047/004/136

[2] BMF-Schr. v. 3.6.2025 – IV C 5-S 2363/00047/004/136