Ermittlung der steuerlichen Identifikationsnummer für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen

Das BMF hat sich mit Schreiben vom 23. Januar 2024[1] zur Ermittlung der steuerlichen Identifikationsnummer (kurz: ID-Nr.) für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen geäußert.

Praxishinweis

Durch das vom Bundestag verabschiedete Wachstumschancengesetz[2] war in § 39 Abs. 3 EStG eine gesetzliche Regelung vorgesehen, wonach der Arbeitgeber zumindest über das Finanzamt die ID-Nummer – auch ohne Zustimmung des Arbeitnehmers – erhalten konnte. Das Wachstumschancengesetz ist bislang nicht verabschiedet; der Vermittlungsausschuss wird am 21. Februar 2024 seine Beratungen fortsetzen. Im Vorgriff auf eine gesetzliche Änderung sieht das BMF eine solche Abfragemöglichkeit bereits vorab vor.

Das vorliegende BMF-Schreiben führt Folgendes aus:

Nach Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt im Vorgriff auf eine gesetzliche Ergänzung des § 39 Abs. 3 EStG[3] zur Ermittlung der steuerlichen Identifikationsnummer für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen nach § 41b Absatz 1 Satz 2 EStG Folgendes:

Rn. 1

Mit dem Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften[4] wurde die Abschaffung der elektronischen Transfer-Identifikations-Nummer (eTIN) mit dem Ende des Veranlagungszeitraums 2022 beschlossen. Für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen nach § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG ist daher ab dem Veranlagungszeitraum 2023 zwingend die Angabe einer steuerlichen Identifikationsnummer notwendig.

 

Rn 2

Hat der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer für das Jahr 2022 eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt und versichert der Arbeitgeber, dass das Dienstverhältnis nach Ablauf des Jahres 2022 fortbestanden und der Arbeitnehmer trotz Aufforderung pflichtwidrig seine Identifikationsnummer bisher nicht mitgeteilt hat, teilt das zuständige Finanzamt die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers auf formlose schriftliche Anfrage des Arbeitgebers mit. Die Anfrage hat den Namen, das Geburtsdatum sowie die Anschrift des Arbeitnehmers zu enthalten. Von einer Pflichtwidrigkeit ist auch auszugehen, wenn der Arbeitnehmer der Aufforderung ohne Begründung nicht nachkommt. Eine Mitteilung erfolgt bei Vorliegen der oben genannten Voraussetzungen auch dann, wenn die Identifikationsnummer dem Arbeitnehmer erstmals zuzuteilen ist. Einer Bevollmächtigung oder Zustimmung des Arbeitnehmers bedarf es insoweit nicht.

 

Rn 3

Unabhängig davon kann der Arbeitgeber generell die Zuteilung bzw. die Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer des Arbeitnehmers beim zuständigen Finanzamt beantragen, wenn ihn der Arbeitnehmer hierzu nach § 80 Absatz 1 AO bevollmächtigt hat.[5]

 

Rn 4

Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer schuldhaft nicht vor und kann der Arbeitgeber diese entsprechend den Verfahren nach Rn. 2 oder Rn. 3 nicht erhalten, hat er regelmäßig die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln.[6]

 

Dies gilt insbesondere für

• Betriebsrentner und Versorgungsempfänger, die im Ausland ansässig sind und denen die Unterlagen zur Erteilung einer steuerlichen Identifikationsnummer zugeschickt wurden, diese jedoch bisher noch nicht beantragt haben,
• Arbeitnehmer – insbesondere auch aus dem Ausland -, die nur für kurze Zeit vom Arbeitgeber beschäftigt werden und die dem Arbeitgeber ihre steuerliche Identifikationsnummer bisher nicht mitgeteilt haben (mit Ausnahme der im BMF-Schreiben vom 7. November 2019, BStBl 2019 I S. 1087 unter Abschnitt 3 bezeichneten Fälle),
• Zahlungen an Sterbegeldempfänger sowie
• Arbeitnehmer, die sich weigern, dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer mitzuteilen.

Rn 5

Nur in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der steuerlichen Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat oder der Arbeitgeber aufgrund von technischen Störungen die steuerliche Identifikationsnummer nicht abrufen kann, kann der Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtliche Steuerklasse längstens für drei Kalendermonate zu Grunde zu legen.[7]

 

[1] BMF-Schr. v. 23.1.2024 – IV C 5 – S 2295/21/10001:001

[2] BT-Drucks. 20/9341 v. 15.11.2023

[3] Siehe vorherige Ausführungen

[4] BGBl I 2019, 2451

[5] vgl. § 39 Absatz 3 Satz 2 und 4 EStG

[6] § 39c Abs. 1 Satz 1 EStG i.V.m. § 38b Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 EStG

[7] § 39c Abs. 1 Satz 2 EStG