Der Bundesfinanzhof (Beschluss vom 30.04.2025 – XI R 15/23) hat entschieden, dass E-Mails unter bestimmten Voraussetzungen wie klassische Handels- und Geschäftsbriefe aufzubewahren und in einer Außenprüfung vorzulegen sind.
Kernaussagen des Urteils:
- E-Mails aufbewahrungspflichtig: E-Mails, die die Vorbereitung, den Abschluss oder die Durchführung von Handelsgeschäften betreffen, sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO aufzubewahren und können von der Finanzverwaltung angefordert werden.
- Verrechnungspreise: Auch digitale Unterlagen zu Konzernverrechnungspreisen, einschließlich einschlägiger E-Mail-Korrespondenz, fallen unter § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO.
- Vorlagepflicht: Die Finanzverwaltung darf im Rahmen der Außenprüfung alle steuerlich relevanten E-Mails verlangen. Steuerpflichtige haben dabei ein Erstqualifikationsrecht und können nicht steuerlich relevante E-Mails aussortieren.
- Grenze der Anforderung: Unzulässig ist die Forderung eines „Gesamtjournals“ über sämtliche E-Mails. Ein solches Dokument wäre erst zu erstellen, beträfe auch nicht steuerlich relevante Nachrichten und hat daher keine Rechtsgrundlage.
Praxisrelevanz:
Mandanten müssen ihre E-Mail-Korrespondenz mit steuerlichem Bezug revisionssicher aufbewahren und im Prüfungsfall bereitstellen. Es empfiehlt sich, E-Mail-Archivierungssysteme so zu organisieren, dass steuerlich relevante Korrespondenz klar abgrenzbar ist. Ein generelles „E-Mail-Gesamtjournal“ darf das Finanzamt nicht verlangen.
