Die Steuerberaterplattform und unser beSt

Der Gesetzgeber hat es vorgegeben, aber tatsächlich ist es eine dringend erforderliche Umsetzung eines ganz entscheidenden Fundamentes unserer zukünftigen digitalen Arbeitsweise: Die Steuerberaterplattform und ihre erste Anwendung, das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt).

Das „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ (OZG) ist die rechtliche Grundlage dafür, dass Bund, Länder und Kommunen ihre Verwaltungsleistungen digital anbieten und verknüpfen müssen. Bürger*innen und Unternehmen müssen in diese Prozesse eingebunden sein. Und da wir in eigener Sache als auch in unserer beruflichen Funktion sehr häufig für diese Akteure als Bevollmächtigte auftreten, müssen wir ebenso digital eingebunden werden.

Es geht also darum, unsere persönliche Identität, unser Berufsträgerattribut, die uns mandatsseitig erteilte Bevollmächtigung und die ggf. notwendige Information in nur einem Schritt in digitaler Form nachweisen und erledigen zu können. Klingt logisch, ist aber alles andere als einfach in der Umsetzung. Was wäre es hilfreich gewesen, wenn die aufwändige Registrierung zur Beantragung der Corona-Wirtschaftshilfen nicht erforderlich gewesen wäre oder die notwendige Registrierung für das Unternehmensregister entfallen könnte.

Da wir unsere berufliche Selbstverwaltung auch in der digitalen Parallelwelt aufrechterhalten wollen, ist die Basierung der Steuerberaterplattform als die digitale Lösung in unserem Berufsrecht zwingend erforderlich und mit den neuen Regelungen in § 86 Abs. 2 Nr. 10 und 11 i.V.m. §§ 86 c bis 86g StBerG bereits erfolgt. Die technische Umsetzung liegt in den Händen der Bundessteuerberaterkammer. Da hierzu bereits vieles geschrieben und als Video aufgezeichnet wurde, verweise ich auf die entsprechenden Ausführungen auf der Webseite der BStBK.

Folgende vier Pflichten ergeben sich aus den Regelungen zum beSt:

Einrichtungspflicht: Die für die Nutzung des beSt erforderlichen technischen Voraussetzungen müssen durch den/die StB*in bis zum 1.1.2023 geschaffen werden. Dies erfolgt durch die entsprechende Hardware, einen Internetzugang und die eingesetzte Fachsoftware oder einen Stand-alone-client, welchen die
BStBK anbietet.
Registrierungspflicht: Jeder Berufsangehörige muss sich initial über die
Anwendung anmelden. Eine Aufforderung und ein 9-stelliger Registrierungscode werden ab 1.1.2023 von der BStK versendet. Dies erfolgt in fünf Tranchen über voraussichtlich drei Monate. Daher kann die gesetzliche Registrierungsfrist auf den 1.1.2023 nicht eingehalten werden.
Passive Nutzungspflicht: Zustellungen und Mitteilungen müssen ab dem 1.1.2023 zur Kenntnis genommen werden.
Aktive Nutzungspflicht: Schriftverkehr mit Gerichten hat ab dem 1.1.2023 ausschließlich über das beSt zu erfolgen. Alle anderen Formen wahren keine Fristen mehr.
Soweit die technische Umsetzung seitens der BStBK eine fristgerechte Pflichterfüllung noch nicht zulässt, sind daran keine Sanktionen gebunden.
In diesem Newsletter soll es aktuell um die notwendigen Vorbereitungsmaßnahmen gehen, die jede/r StB*in Vorbereitung auf die Einrichtung und Nutzung des beSt zeitnah erledigen sollte.

Das Vorhandensein eines PC ́s und eines Internetzugangs dürfte ernsthaft nicht in Frage stehen.
Bei Einsatz einer Fachsoftware, welche das beSt unterstützt, kann auf die Implementierung gewartet werden, wobei eine fristgerechte Fertigstellung unterstellt wird. Wer keine Fachsoftware einsetzt, oder diese keine entsprechende Schnittstelle vorsieht, kann über einen lokalen Client, eine Anwendung, die die BStBK bereitstellt, mit dem beSt arbeiten.

Als Hardwarekomponente ist ein zertifizierter Kartenleser, ein Smartphone oder ein Tablet (Liste unter www.ausweisapp.bund.de/kompatible-kartenleser) erforderlich. Diese Geräte müssen über einen Near Field Communication Standard (NFC) verfügen. Ob die Einbindung von Smartphone oder Tablet über WLAN in das Kanzleinetz (z.B. in eine WTS-Umgebung oder als ASP-Anwender) reibungslos funktioniert, ist m.E. noch offen. Im Zweifel ist der Kartenleser die sicherere Alternative.
Die persönliche Identifizierung erfolgt über den Personalausweis, der über die elektronische Identitätsfunktion (eID) verfügt.
Personalausweise werden in den Bürgerämtern beantragt und ausgegeben. Falls Ihr Personalausweis noch nicht über die eID- Funktionalität verfügt, beachten Sie bitte die aktuell langen Bearbeitungszeiten vom Antrag bis zur Aushändigung. Dies gilt natürlich auch, wenn er abgelaufen ist!
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die Funktion bei Ihrem Ausweis vorhanden bzw. aktiviert ist, dann können Sie dies austesten. Die Anwendung „AusweisApp2“ steht in den bekannten Portalen kostenlos zum download bereit, für Windows entsprechend unter: www.ausweisapp.bund.de/download Folgen Sie den Anweisungen. Die Anwendung ist einfach. Die implementierte Funktionalität des Ausweises erkennt man auf neueren Personalausweisen auch an dem Icon der App auf der Rückseite.
Für die Aktivierung der Online-Ausweisfunktion oder der Anforderung einer neuen PIN ist kein Besuch im Bürgeramt erforderlich. Aus der App heraus kann die Aktivierung erfolgen und/oder unter www.pin-ruecksetzbrief- bestellen.de kann eine neue PIN bestellt werden. Dieser wird dann von der beauftragten Bundesdruckerei GmbH per Post versendet. Dies erfolgt per Einschreiben an die jeweilige private Meldeadresse der beantragenden Person. Dies bedeutet, dass man in der Regel eine Abholkarte in seinem persönlichen Briefkasten vorfindet und sich selbst zur Abholung aufmachen muss oder einen Bevollmächtigten schickt.
Falls Ihnen ein PIN-Brief vorliegt, die PIN aber noch nie genutzt wurde und Sie bereits einen Folgeausweis haben, so testen Sie diese PIN umgehend. In meinem Fall funktionierte diese erste PIN entgegen den Ausführungen des Bürgeramtes nämlich nicht für den Folgeausweis. Eine Beantragung war also erforderlich.

Neben der Schaffung dieser technischen Voraussetzungen sollten die Kanzleistrukturen auf den neuen beSt-Prozess hin analysiert und ggf. angepasst werden. Nach dem Rechtekonzept des beSt können ausschließlich die Berufsträger Nachrichten versenden. Statt der Unterschrift auf dem Papier und der Rückgabe an das Sekretariat erfolgt die Versendung durch den/die StB*in selbst. Eine elektronische Signatur erübrigt sich aufgrund des sicheren Übertragungsweges und der Identifikation sowie Authentifizierung als Berufsträger. Die Abholung von Nachrichten aus dem beSt oder die Vorbereitung von Nachrichten im beSt kann im Gegensatz zur Versendung selbstverständlich von dazu berechtigten Mitarbeitenden erfolgen. Hierzu bedarf es neben den technischen Voraussetzungen auch an deren Arbeitsplätzen der Vergabe entsprechender Rechte. Diese Rechteadministration sollte ebenfalls zeitnah in Planung genommen werden. Die zeitnahen Prozessanpassungen werden umso erforderlicher, je mehr eine Kommunikation mit den Finanzgerichten für eine Kanzlei von Bedeutung ist.

Fazit:
Auch wenn wieder einmal administrative Aufgaben erfüllt werden müssen, der Betrieb der Plattform Geld kosten wird und wir unsere Prozesse überdenken müssen, eines steht für mich fest: Die Steuerberaterplattform eröffnet zukünftige enorme Möglichkeiten. Wir erhalten unsere eindeutige persönliche Identität und unsere berufsrechtliche Authentifizierung bei allen unseren Aktivitäten im Netz. Sie wird ganz gewiss langfristig unseren Arbeitsalltag erleichtern und nichts brauchen wir dringender als Entlastungen.

Die Steuerberaterplattform und unser beSt – Vorbereitung jetzt!