Übernachtungsnebenkosten: Eine neue steuerfreie Erstattungsmöglichkeit
In § 9 Abs. 1 S. 3 wurde ein neuer Nr. 5b EStG mit Wirkung ab 2020 aufgenommen. Hiernach gilt Folgendes:
„Werbungskosten sind notwendige Mehraufwendungen, die einem Arbeitnehmer während seiner auswärtigen beruflichen Tätigkeit auf einem Kraftfahrzeug des Arbeitgebers oder eines vom Arbeitgeber beauftragten Dritten im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug für Kalendertage entstehen, an denen der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte.
Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug entstehen, kann im Kalenderjahr einheitlich eine Pauschale von 8 EUR für jeden Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte.“
Praxishinweis
Durch eine Ergänzung von § 4 EStG um einen neuen Absatz 10 wird diese Regelung ebenso beim Betriebsausgabenabzug angewandt.
Mit dieser Ergänzung soll typisierend eine gesetzliche Pauschale eingeführt werden für ArbN, die ihre berufliche Tätigkeit vorwiegend auf Kraftfahrzeugen ausüben (z.B. Berufskraftfahrer). Üblicherweise entstehen diesen Personengruppen Mehraufwendungen während einer mehrtägigen beruflichen Tätigkeit im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug des ArbG.
Praxishinweis
Durch die Einführung der gesetzlichen Pauschale von 8 EUR, die für Inlands- und Auslandsfälle einheitlich gilt, entfällt der Einzelnachweis.
Die gesetzliche Pauschale scheidet aber aus, sofern keine Übernachtung stattfindet (eintägige Auswärtstätigkeit).
Beispiel
Der Arbeitnehmer A ist als Fahrer einer Spedition tätig. Er beginnt eine inländische Auswärtstätigkeit am 2. Februar 2020 um 20 Uhr. Diese Auswärtstätigkeit endet am
4. Februar 2020 um 18 Uhr.
| Tagegeld | Übernachtungsnebenkosten | Summe | |
| 2.2.2020 | 14,00 EUR | 8,00 EUR | 22,00 EUR |
| 3.2.2020 | 28,00 EUR | 8,00 EUR | 36,00 EUR |
| 4.2.2020 | 14,00 EUR | 8,00 EUR | 22,00 EUR |
| Summe | 56,00 EUR | 24,00 EUR | 80,00 EUR |
Für die steuerfreie Zahlung der Übernachtungsnebenkostenpauschale ist nicht Bedingung, dass der Arbeitgeber auch steuerfreie Mehraufwendungen für Verpflegung leistet.
Praxishinweis
Der Arbeitgeber hat i.d.R. die steuerfrei erstatteten Mehraufwendungen für Verpflegung auf der Lohnsteuerbescheinigung zu vermerken. Die steuerfreie Erstattung ist dann im Veranlagungsverfahren erkennbar. Eine Aufzeichnungspflicht auf der Lohnsteuerbescheinigung existiert jedoch für die steuerfrei gezahlten Übernachtungsnebenkosten nicht. Dies gilt sowohl für die Fälle der Abrechnung nach Einzelnachweis als auch die Fälle der Anwendung der neuen Aufwandspauschalierung.
Der Ansatz dieser Pauschale erfolgt anstelle der tatsächlich entstehenden Mehraufwendungen; so können weiterhin auch höhere Aufwendungen als 8 EUR nachgewiesen und geltend gemacht werden.
Die Ermittlung der tatsächlichen Aufwendungen kann entweder tageweise oder auf Grundlage eines nach Maßgabe des BMF-Schreibens v. 4. Dezember 2012[1] ermittelten Durchschnittswerts erfolgen. Ergibt sich nach der Durchschnittswertermittlung ein unter 8 EUR liegender Betrag, kann ab 2020 mit der neuen Pauschale abgerechnet werden.
[1] BMF-Schr. v. 4.12.2012 – IV C 5 – S 2353/12/10009, BStBl I 2012, 1249